Визуализируй это! (или о том, как не делать скучные отчеты)

Пришел как-то очередной отчет об исполнении этапа проекта.

Много букв, много цифр, много графиков, много диаграмм. Еще больше показателей об исполнении, показателей эффективности. А еще и про сроки, и про бюджет, и про риски. И везде сравнение – план и факт. Понимаешь сразу, что люди и планировали чего-то, и сделали (тоже чего-то). Что сделали уже не важно. Но понимаешь что сделали. Потому что не может быть такой толстый отчет просто так. Доверие вызывает сразу.

А дальше еще и прогнозы. Нам прогнозируют развитие ситуации по проекту. Мы читаем и верим что все хорошо. Причем начинаем верить страницы с пятой, потому что дальше читать уже сложно, или скучно. Или сил нет. Поэтому просто веришь, что все у нас хорошо. А кто не верит, может почитать отчет. Там все написано. А если даже и есть какие-либо сбои в сроках или стоимости, то и это нормально. Смотрите прогнозы, там же написано, что явление это временное. И прогнозы показывают, что все это будет устранено.

Так что все хорошо. А кто не верит, повторяю еще раз – читайте отчет. Тогда точно поймете, что все нормально и проблем нет. Вообще никаких. Ни у кого.

Вот такой у нас иногда бывает ход реализации проекта.

А теперь представьте, что Вам строят дом. Ваш дом. Дом Вашей мечты. Еще год, и Вы будете жить в доме Вашей мечты. Вы уже придумали – какие занавески повесите в каминном зале. Ведь в доме Вашей мечты точно должен быть каминный зал. Или не каминный зал, так бассейн. В общем, кому, что больше нравится.

И вот Вы ждете свой дом, а Вам каждый месяц приносят отчет об исполнении плана. А что нормально. Это же проект. Все должно быть правильно, документировано. Срок проекта большой, значит нужно контролировать промежуточные вехи, контролировать завершение этапов и просматривать регулярные отчеты. Например, раз в месяц.

Вы будете читать такой отчет? Я уверен – нет.

Ведь это Ваш дом, Вам в нем жить. Что Вы сделаете? Вы просто сядете в машину и поедете смотреть, что делается на площадке. Именно там Вы увидите и сами сделаете вывод о том, что все нормально, или о том, что возникли какие-то проблемы. Визуальная информация скажет Вам гораздо больше, чем все эти тонны бумажных отчетов. Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать или прочитать.

Ведь Вы же помните, что по договоренности (или контракту, кому как нравится) уже сегодня должен быть сделан фундамент и возведены стены первого этажа. Вы приезжаете и видите, что фундамент есть. А стен нет. Ну, вот должны были быть, а их нет.

Но Вы не переживайте. Прогнозы показывают, что если немного поднапрячься, то можно успеть сделать все вовремя. Есть в графике запасы по времени. Успеем по любому. Не переживайте. Ведь так нам говорят в отчетах.

Мы успокоимся? Нет. Ни в коем случае. После того как мы лично увидели, что стен нет, мы наконец-то увидели проблему. И вот теперь мы ее уже не забудем. Теперь мы будем ее решать. Теперь она у нас на контроле. И теперь если надо мы приедем уже не через месяц, а через неделю, а если потребуется, то через два дня. А если будет нужно, то каждый день будем приезжать. Мы будем решать проблему, а приезжать будем для того, чтобы лично видеть, как эта проблема решается.

Так почему же не делать отчетность визуальной?

Зачем нам много букв, много цифр, много графиков, много диаграмм? Это ширма, за которой прячется правда. Очень хорошо прячется. Вы попросите вместо очередного бумажного отчета подготовить отчет в виде презентации, где должны быть размещены фотографии или видеоролики. Те, которые Вам наглядно покажут, что на самом деле сейчас происходит с проектом.

Теперь нет необходимости ехать самому, уже по этому набору визуальных данных Вы сможете понять и увидеть гораздо больше, чем из скучных бумажных отчетов. А уже после того как посмотрели можно даже немного послушать и про соотношения плана и факта, и про показатели, и про прогнозы. Но не раньше.

Попробуйте сами сделать отчет в виде презентации и наполните его фактическими визуальными данными. Например, вот так (если я не ошибаюсь, то здесь должны были уже стоять стены):

P.S. Требуйте визуальные отчеты. Сами представляйте отчеты с фотографиями и роликами. Приучайте к визуальной отчетности всех тех, с кем работаете. И увидите, что им это, скорее всего, понравится. Но дело не в том, что им понравится. Дело в том, что вместо ширмы в виде букв и цифр, Вы увидите реальность. А значит, и управлять Вы будете реальностью. А не иллюзией в виде цифр, букв, графиков и диаграмм.