Лучшие способы управления проектами

Для успешного управления проектами  необходима быстро развивающаяся глобальная среда. Несомненно. Только не каждому из нас пока еще выпал шанс ощутить это. По этому поводу была проведена конференция в Институте по Управлению проектами в Сан- Франциско, где можно было поделиться опытом и получить некоторые важные советы.

В большинстве случаев, наиболее слабым звеном в управлении проектами является общение между участниками проекта, особенно если участники проекта из разных стран. Ниже, будут описаны некоторые советы, услышанные мною на конференции, о том, как наладить и способствовать успешному взаимодействию участников проекта.

Модели или шаблоны

Они существенно экономят время и применяются на различных стадиях проекта. В нашей группе, мы используем шаблоны для большинства документации, для планов проектов и расписания  мероприятий, таким образом, мы не упускаем важных моментов, а также с помощью шаблонов другие участники проекта могут с легкостью найти любую интересующую их информацию. Разумеется, мы вносим изменения при необходимости и для меньших проектов, мы зачастую удаляем большую часть информации.  Шаблоны, безусловно, очень помогают, особенно, в начале проекта. Они помогают на совместном обсуждении проектов, где их можно просмотреть и подкорректировать в соответствии с проектом.

Набор инструментов для управления проектами

На сегодняшний день существует огромное количество инструментов для управления проектами. Разные люди, безусловно, по-разному относятся к различным сервисам и инструментам по управлению проектами, хотя, ключевым фактором в любом сервисе должна быть некая площадка для хранения и обмена информацией и панель совместного управления (collaborative dashboard). Особенно важно для сервиса по управлению проектами  иметь возможность проследить за проектом от самого начала до самого конца.

Совещания и электронная почта

Все мы уже настолько привыкли к использованию электронной почты, что порой пишем сообщения человеку за соседним столом, вместо того, чтобы встать и поговорить с ним. У электронной почты, несомненно, есть преимущества, такие как сохранение всей переписки, но, со временем, писем становится все больше и становится все труднее отслеживать их и они могут потеряться.

Один из способов управлять потоками писем – это  пользоваться другими сервисами помимо электронной почты. А когда появится большее количество сообщений на одну и ту же тему, значит, пора созывать совещание.

Довольно-таки сложно организовывать совместное обсуждение проектов, когда участники проекта находятся в разных точках мира, в разных часовых поясах. Проведение совещаний ранним утром или поздним вечером – это отнюдь не выход. Но все- таки можно что-то придумать. В первую очередь, имейте в виду, что в одной комнате находится несколько человек, а другие находятся на другом конце провода, и те, кто в комнате, как бы доминируют над теми, кто у аппарата. Может быть, имеет смысл всем участникам проекта разговаривать по телефону, дабы уравнять условия.   И, если есть такая возможность, устроить видео конференцию, так как, визуальный  контакт улучшает качество общения.

Обновление текущего состояния дел.  

Каждую неделю, я посылаю участникам проекта сообщение о текущем состоянии дел, чтобы они были в курсе, что происходит сейчас, на чем необходимо заострить внимание и какие планы на будущее. Один из советов, которые я получил на конференции – создать страничку, где будет указано время, цели, которые уже были достигнуты, что должно быть сделано на сегодняшний день, что просрочено и что планируется сделать. Таким образом, участники проекта могут гордится, тем, что уже достигнуто и это подстегнет их на дальнейшую успешную деятельность. А когда люди счастливы, они работают более продуктивно. 

Это моя кошка, когда вы не отвечаете на мое сообщение.

Я испытываю некоторые трудности, когда прошу участников проекта написать мне небольшой отчет о своих заданиях по проекту.  Если люди не отвечают на мои сообщения, я говорю им что приду к ним и заведу долгий разговор о своей кошке.  А если они находятся за пределами офиса, я пошлю им фотографию своей кошки. Я пробовал так поступать на прошлой неделе, но такая угроза показалась моей команде недостаточно опасной, видимо, среди участников проекта мало любителей кошек. 

А так моя кошка радуется, когда вы отвечаете на мои сообщения.

Позже, я стал посылать участникам проекта сообщения, о проведении собрания, если они не будут отвечать на мои сообщения и держать меня в курсе дел, и тогда, я сразу получил ответы. Но я не могу постоянно созывать собрания, особенно с теми, кто находится в Индии или Китае, например.  Поэтому, я подумал, что может послужить мотивацией для участников проекта и включил в свои сообщения поэму Эмили Дикенсон, чтобы немного пристыдить их, вызвать интерес и привлечь внимание.  На этот раз, я получил больше ответов, что не могло не радовать.

Но, неужели, мы, менеджеры проектов, такие бессовестные?

Author: Rosana Francescato

Source: Project green from A to Z

Link: http://projectgreen-a2z.com/2011/02/15/project-management-best-practices-in-a-fast-paced-global-environment/

Published:  February 15, 2011