Менеджер Проекта Как Оратор

Менеджер проекта должен обладать определенным набором качеств и умений. Порой, шутя, я говорю, что менеджер проекта должен быть тренером, матерью, сержантом строевой подготовки, учителем и терапевтом - всё в одном.

В дополнение к пониманию методик проектного менеджмента и групповых динамик, нам также необходимо обладать хорошими ораторскими навыками. Я соглашусь, довольно непросто стоять в комнате, заполненной руководителями, и объяснять, сколько необходимо средств для осуществления проекта.  Это одна из причин, почему менеджер проектов должен обладать ораторским искусством.

Большинство из нас чувствуют себя не в своей тарелке, выступая публично. Возможно, вы удивитесь, но двадцать лет назад, когда мне пришлось выступить публично впервые, голос у меня дрожал, даже когда я представлялась, и мне было ужасно страшно. Но, я уверяю вас, немного подготовившись и попрактиковавшись, Вы даже полюбите находится на сцене. Если для Вас это не естественно, не думайте об этом. Для большинства людей необходима практика, это факт. Ниже, я предлагаю Вам ознакомиться с моим списком из десяти советов, которые я собирала в течение долгих лет. Я надеюсь, они помогут Вам преодолеть страх публичных выступлений.

Знайте, чего Вы хотите.

Удостоверьтесь, что Вы целиком и полностью понимаете, какие цели и задачи несет в себе презентация, и что именно вы хотите получить в конечном итоге. Если Ваш  начальник просит Вас провести презентацию перед сотрудниками, копните глубже. Подумайте, нужна ли Вам какая-либо поддержка со стороны сотрудников, может, Вы хотите задать им какие-либо вопросы предварительно, может им необходимо что-то знать и почему? Может быть, есть какие-то спорные вопросы. 

Структурируйте свою презентацию таким образом, чтобы достичь желаемой цели.  

Начните презентацию со своих намерений. Не оставляйте это на окончание презентации, чтобы это не выглядело как сюрприз или как какое-то наказание. Довольно логично для менеджера проектов, изложить суть дела и задавать вопросы позже. Это может смутить ваших слушателей, особенно начальников, которые будут задаваться вопросом: «Чего он от меня хочет?» например, если цель Вашей презентации заручиться поддержкой каких-то изменений, то начинайте презентацию именно с этого вопроса. Скажите им, что вы предоставите все необходимое, а когда презентация будет подходить к концу, можно будет устроить обсуждение. Таким образом, Вас будут слушать лучше.  

Презентация должна быть наглядной.

Постарайтесь использовать Powerpoint по возможности.Используйте картинки во время презентации, всегда когда есть возможность. Если же у Вас не получается переводить сложные слова в простые картинки, то найдите кого-нибудь, кто смог бы Вам помочь.

Никогда не презентуйте страницы, заполненные всеми ключевыми предложениями в развернутом виде.

Это раздражает меня больше всего. Если вы собираетесь просто прочитать e-mail на презентации, то можно мне его просто переслать, я читать умею. Если же у Вас длинные предложения, то старайтесь их сокращать.  Не следует читать с листа, так как Ваши слушатели могут подумать, что это довольно долго, сложно и скучно и не станут Вас слушать. А те, кто будут читать эти замысловатые предложения на экране, не будут обращать внимания на Вас.

Подумайте дважды о раздаточных материалах.

Раздавать сопроводительные документы – совсем не плохо, только нужно хорошо подумать о времени. Во время тренинга, Вы возможно, захотите предоставить слушателям материалы, чтобы они могли делать заметки. Но во время презентации перед директорами, когда после презентации необходимо будет принять какое-то определенное решение, раздаточные материалы будут отвлекать. Директора могут заходить вперед и будут задавать Вам вопросы, к которым Вы можете быть не совсем готовыми. И вся презентация может превратиться в хаос.   В любом случае, тем, кому будет интересно, материалы можно будет предоставить позже.  

Подумайте, отвернитесь ненадолго, и говорите.

Этому я научилась на семинаре Communispond. Только не подумайте, что они мне заплатили за раскрутку. В тех ситуациях, когда Вы показываете слайды, но не можете находиться перед своим ноутбуком, приходится полагаться на экран позади Вас. Всегда можно отвернуться к экрану, немного подумать, и потом только ответить.  Первый раз Вам может быть не по себе, но если вы присмотритесь, то увидите, что очень многие делают именно так.  Это действие можно повторять неоднократно.  Только не следует продолжать презентацию, смотря на экран.  Если у Вас микрофон на стойке, то никто вас не услышит, да и можете потерять контакт со слушателями.

Говорите слушателям только то, что им необходимо знать.  

Не стоит вдаваться в мелкие подробности, это довольно критично для менеджера проектов, но может быть довольно неуместно, это зависит от того, каких результатов Вы пытаетесь достичь. У меня бывало такое, что все начинали зацикливаться на статистике и отходили от главного.  Если Вы уверены, что вас будут спрашивать о деталях, то отложите это на обсуждение.

Позиционируйте себя с хорошей стороны.

Не стойте прямо перед экраном. Может показаться очевидным, но я очень часто обращаю на это внимание.  Получается довольно смешно, когда текст презентации высвечивается на лбу у выступающего. Если у Вас лекционный блокнот, то встаньте с той стороны, с которой Вам удобно будет писать. Довольно логично не загораживать своим телом, то, что Вы рисуете или пишете, а также это позволит Вам не отворачиваться от слушателей.

Будьте уверены в себе.

Встаньте так,  чтобы  Вы могли охватывать взглядом всех слушателей, опустите руки. Вы почувствуете себя, как будто вы в деловом костюме, пока не привыкните. Посмотрите на того, кого вы считаете отличным оратором  и понаблюдайте насколько ему комфортно в той или иной позе. Если Вы любите жестикулировать, тогда представьте, что Ваши локти приклеились к ребрам, и Вы только можете жестикулировать кистью. Стойте прямо, не подпирая стены и никогда не кладите руки в карман - на подсознательном уровне воспринимается так, как будто вы пытаетесь что-то утаить.

Разговаривайте естественно, но не быстро и делайте паузы. 

Как только мы начинаем нервничать, наша манера разговора меняется. Мы бессознательно повышаем тон и ускоряем речь и не делаем пауз. Всегда необходимо правильно дышать и делать паузы, особенно перед важными моментами. Пусть Ваши слова дойдут до слушателя, так чтобы он о них задумался. Если вы запишете себя на видео, а потом посмотрите, вы удивитесь, насколько естественно вы будете выглядеть.

Разумеется, существует множество хороших советов и замечательных техник. Я очень рекомендую Вам посетить двухдневный семинар, похожий на Communispond, где Вас запишут на видео, и Вы сможете наблюдать за собой и практиковать некоторые навыки. Всегда помните- то, что не убивает, делает Вас сильнее. Относитесь к себе с юмором, и пусть публичные выступления будут для Вас так же естественны как прогулки на велосипеде или еще что-нибудь. Так что вперед, удивите себя и своих слушателей!

Author: Pam Stanton

Source: The project manager as  orator: Top 10 presentation tips

Link: http://pamstanton.wordpress.com/2011/01/18/the-project-manager-as-orator-top-ten-presentation-tips/

Published:  January 18, 2011